1.
Persiapan
Pengiriman
a.
Kantung
kirimanpos yang akan dikirim ke kantor tujuan disortir dan dikelompokkan
berdasarkan jenis alat angkutan, dan rute angkutan.
b.
Penyortiran
tersebut berpedoman pada jalur distribusi kirimanpos yang ditetapkan oleh
kantor pusat.
c.
Sambil
melakukan penyortiran harus dilakukan pemeriksaan kirimanpos yang meliputi
kondisi kantungpos, label alamat dan penyegelan kantung dengan plombir.
2.
Pemuatan dan
Penyerahan
a.
Kantung
kirimanpos yang dimuat ke alat angkutan disortir dan dikelompokkan berdasarkan
titik singgah alat angkutan.
b.
Kelompok
kantung kirimanpos untuk titik singgah pertama disusun di dekat pintu,
sedangkan untuk titik singgah terakhir disusun paling dalam/bawah.
c.
Kirimanpos
yang akan diangkut dengan kapal dicatat pada R6 rangkap-2 (dapat juga
disesuaikan dengan kondisi setempat). Kirimanpos yang akan disalurkan melalui
satu pelabuhan dicatat pada 1 (satu) R7. [1]
d.
Selain
pembukuan pada R6, kirimanpos yang akan diangkut dengan satu kapal dicatat pada
R7 rangkap-3. [2]
e.
Pas
pengantar R6 diikat pada leher kantung luar.
f.
Pada jadwal
yang sudah ditetapkan kirimanpos tersebut dimuat ke kendaraan yang akan
membawanya ke tempat kapal berlabuh disaksikan oleh pengawalpos. Kepada
pengawalpos yang akan membawa kiriman ke pelabuhan diserahkan R7 lembar pertama
dan kedua setelah pengawalpos tersebut menanda tangani R7 lembar ke tiga.
g.
Sesampai di
pelabuhan pengawalpos menghubungi instansi terkait untuk memuat kiriman ke kapal.
h.
Pengawalpos
menyerahkan R7 lembar ke-2 kepada nahkoda kapal atau anak buah kapal yang
ditunjuk. Sebagai bukti penyerahan, nahkoda kapal diminta menanda tangani R7
lembar pertama yang dilengkapi dengan nama jelas.
i.
Sesampainya
kembali di kantor, R7 lembar pertama yang telah ditanda tangani oleh nakhoda
kapal diserahkan kepada Ketuapos atau
pegawai yang ditunjuk.
Ketuapos atau pegawai yang
ditunjuk memeriksa kelengkapan pengisian R7
dan menyatukan dengan lembar ketiganya.
